In un’epoca globalizzata di apertura ai mercati internazionali e caratterizzata da una forte concorrenza, gli archivi storici possono costituire un asset di rilevante valore economico, anche se talvolta sottovalutato dalle aziende. Gli archivi rappresentano non solo semplici depositi di documenti e prototipi, ma costituiscono una parte preziosa del patrimonio aziendale, al punto da svolgere un ruolo significativo sia nell’affermazione dell’identità heritage, sia come plus di comunicazione.
Gli archivi aziendali, tuttavia, possono presentare una rilevante complessità. Spesso includono un’eterogenea gamma di materiali, documenti, disegni, bozzetti, fotografie, prototipi, manifesti, filmati e pubblicità legati a momenti storici differenti. Questi materiali possono variare notevolmente in termini di valore e presentare esigenze conservative specifiche. La gestione di tale complessità richiede un metodo organico e una strategia coerente.
Archivi storici aziendali, come gestirli?
Un approccio integrato alla gestione di un archivio aziendale comporta lo svolgimento di fasi interconnesse. È essenziale individuare gli obiettivi dell’azienda, definendo in quale misura la costituzione di un archivio storico possa contribuire alla strategia complessiva. Spesso si suggerisce una mappatura di tutti i materiali presenti, con l’identificazione dei nuclei di maggiore rilevanza. Si procede col catalogare i materiali individuati e il riconoscere quelli mancanti, che potrebbero arricchire la raccolta dei documenti.
La due diligence legale è un passaggio importante per garantire la conformità dei materiali agli standard richiesti, ivi compresa la verifica dei diritti fotografici e dei disegni. Anche la valutazione dello stato di conservazione è fondamentale per garantire l’integrità degli oggetti visionati, con interventi di restauro pianificati quando necessario.
La digitalizzazione e catalogazione dei materiali rappresentano una parte cruciale della gestione, consentendo un accesso agevole tramite piattaforme dedicate. È fondamentale, infine, procedere alla valutazione economica dell’archivio – in modo da poterlo definire come un vero e proprio asset patrimoniale nel bilancio dell’azienda – e pianificare le coperture assicurative adeguate. Un aspetto spesso trascurato ma altrettanto rilevante è lo sviluppo di strategie per utilizzare l’archivio nella narrazione aziendale e per rafforzare il brand.
Archivi storici, il ruolo di Open Care
Open Care si presenta come il partner ideale per la creazione, sviluppo e gestione di archivi corporate, offrendo un approccio completo che comprende inventariazione, valutazione, digitalizzazione, restauro e movimentazione. Fra i clienti in questo ambito citiamo Fondazione Gianfranco Ferré, Fendi, Marzotto, Fondazione Antonio Ratti, Mila Schön, Gentili & Mosconi e Torri Lana.
In collaborazione con partner specializzati, Open Care offre una gamma diversificata di servizi che rispondono alle esigenze prima descritte. Questi includono un’analisi preliminare completa, che valuta lo stato attuale (spazio, consistenza, condizioni conservative, database e tecnologie in uso) e la redazione di uno studio di fattibilità e progetto preliminare (priorità, risorse, dotazioni, planning e budgeting), insieme all’identificazione di soluzioni tecnologiche e fornitori. Si mette a punto insieme al cliente una Heritage Strategy, che consente di integrare la gestione e conservazione dell’archivio nella prassi aziendale. Open Care è in grado, inoltre, di realizzare l’archivio fisico, fornendo servizi di logistica e deposito presso i caveau specializzati di Open Care o presso il cliente, anche affiancandolo nella progettazione e nella realizzazione degli spazi. Infine, conduce valutazioni economiche dei beni a scopo patrimoniale o assicurativo, garantendo così la completa gestione degli archivi aziendali.
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