Il lavoro di squadra inizia dalla riunione, ecco come impostarla

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L’inizio dell’anno è il momento giusto per definire e riorganizzare le strategie aziendali. Ecco allora alcuni consigli pratici, tratti dall’esperienza di Janus Henderson Investors, su come organizzare le riunioni con il proprio team, in modo da aumentare la concentrazione, la motivazione e la soddisfazione anche per i mesi a venire

Il 2023 è iniziato da poco, ma il ritmo è già a pieno regime con il mese di gennaio che segna la definizione di budget, obiettivi e nuove strategie. Per affrontare al meglio questo momento, soprattutto se si lavora in team, è necessario ritrovare il focus. Sicuramente trovarsi in un team motivato, concentrato e soddisfatto del proprio lavoro non solo nel breve, ma nel lungo termine, rappresenta l’antidoto adatto al rush di inizio anno. Ma come costruire un ambiente che abbia queste caratteristiche?

Lindsay Troxell, senior director knowledge labs professional development di Janus Henderson Investors, ritiene che il primo step fondamentale sia quello di organizzare le riunioni al meglio. Secondo una ricerca di Reclaim.ai, infatti, i lavoratori passano una media di 21,5 ore alla settimana in meeting, quindi è fondamentale che questo tempo abbia un valore anche in termini di efficienza e non solo di organizzazione.

Riunioni in presenza o virtuali? Quali performano meglio

La pandemia ci ha abituati a lavorare a distanza, con le riunioni gestite da app e schermi. Cosa fare ora che la situazione è tornata alla normalità? Troxell spiega che non esiste una regola fissa, non è sempre meglio fare meeting in presenza né collegarsi online: ogni caso e ogni team funzionano e sono strutturati in modo diverso. Compito del responsabile è quello di capire se incontrarsi in presenza renda più semplice e fluida la conversazione o meno. Qualora non ci fosse una differenza effettiva, allora si potrebbe lasciare la possibilità di scelta ai membri del team.

Stabilire il format delle riunioni è solo il primo passaggio: a questo punto si può iniziare a pensare quali tipologie di meeting possano essere le più adatte per rendere il nuovo anno pieno di successi.

Chiarire il piano giornaliero con riunioni rapide

Avere una visione d’insieme sul lavoro da fare per quel giorno o per la settimana aiuta ad avere una prospettiva più chiara su come raggiungere gli obiettivi come team e non come singolo lavoratore. Per fare questo Troxell consiglia di avere ogni mattina “una riunione rapida, basata unicamente sullo scambio di informazioni. Ogni membro del gruppo ha a disposizione un minuto per spiegare le sue mansioni per la giornata”. In questo modo non solo si ha una panoramica generale su quello che sta succedendo, ma potrebbe essere anche l’occasione per stimolare nuove idee grazie a un confronto diretto. Un’altra caratteristica interessante di questo tipo di incontri è che, essendo brevi, è più semplice mantenere un tasso di attenzione molto alto.

Avere un riscontro diretto, per capire quali aspetti migliorare

Organizzare dei meeting interamente dedicati allo scambio di feedback è fondamentale. Secondo una ricerca di Gallup, gli individui che ricevono un riconoscimento positivo tendono a essere più produttivi e a essere soddisfatti dell’azienda in cui si trovano.

Per avere un feedback completo, secondo Troxell, è necessario muoversi in due momenti diversi: il primo dedicato all’elogio e il secondo alle critiche.

L’esperta consiglia di “dedicare tra i 5 e i 7 minuti a settimana per fornire un riscontro positivo sugli altri membri del team”. Questo feedback è pensato per essere ininterrotto, ovvero un flusso costante di osservazioni positive, senza giustificazione o ammonimenti, ricordandosi che non esistono fattori insignificanti o troppo piccoli.

Per migliorare il lavoro di squadra è anche necessario affrontare le problematiche, così da poter raggiungere più semplicemente gli obiettivi a lungo termine. Il consiglio dell’esperta di Janus Henderson Investors è quello di organizzare un meeting ogni tre settimane in cui viene affrontata una criticità, così da migliorare il funzionamento del team. Dovrebbe essere una critica per il gruppo intero e non riferita a un singolo individuo e l’obiettivo finale dovrebbe essere quello di trovare una soluzione comune.

Anche se dedicare molto tempo alle riunioni può sembrare impegnativo, gli effetti nel lungo periodo non potranno che essere positivi: il tempo speso per costruire una comunicazione chiara e per dare voce a tutti è fondamentale per rendere il proprio gruppo di lavoro un team di successo.

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