Infatti, per quanto riguarda le opere di arte contemporanea, o quelle sottoposte ancora al diritto d’autore, il diritto di prestito dell’opera è un diritto espressamente riconosciuto in capo all’Artista. Come è noto, con l’acquisto dell’opera d’arte il collezionista non acquista, se non per una puntuale pattuizione scritta, anche i diritti d’autore patrimoniali, tra cui il diritto di prestito, gli unici alienabili. Tuttavia vi sono delle eccezioni all’obbligo di autorizzazione da parte dell’Artista per il prestito dell’opera. Tali eccezioni sono state introdotte con il d.l. n. 63 del 2008 per cui nei casi ove le opere vengano prestate per fini esclusivi di promozione culturale non è necessaria l’autorizzazione dell’artista né il versamento di una fee.
Pertanto il collezionista, anche di arte contemporanea, dinanzi ad una richiesta di prestito da parte di un museo o altri enti pubblici, dovrà occuparsi solo di tutelare e gestire al meglio il prestito con l’utilizzo dei documenti necessari.
La procedura di prestito inizia con l’invio al collezionista da parte dell’ente organizzatore della richiesta di prestito composta da:
- i dati identificativi della mostra e del luogo di esposizione (i cui dettagli saranno inseriti nel “Facility Report”)
- i dati relativi all’organizzatore della mostra e al progetto curatoriale e al curatore.
La richiesta di prestito è accompagnata dal Loan Form (scheda di prestito), che viene redatto dal collezionista, qualora decida di prestare l’opera. Il Loan Form è il documento chiave del processo di prestito dell’opera e dovrà contenere:
- i dati del collezionista prestatore
- descrizione dell’opera data in prestito
- indicazioni relativi alla polizza assicurativa che è verrà stipulata a copertura di eventuali danni all’opera durante il prestito
- indicazioni sul trasporto dell’opera ed eventuale trasportatore desiderato dal collezionista
- didascalie e credit line da indicare nella mostra, nel catalogo e nella comunicazione
Il Loan Form sarà allegato e parte integrante del contratto di prestito temporaneo dell’opera che verrà redatto separatamente e disciplinerà i termini e le condizioni del prestito.
Prestare opere d’arte: i rischi
Prestare opere d’arte è anche una dell’attività ad elevato rischio per eventuali danni accidentali. Le fasi di trasporto e allestimento sono tra le più critiche per l’integrità dell’opera. Una importante percentuale di danni si verifica in questo ambito per errori operativi e accidentali.
Nonostante una gestione attenta e meticolosa di un’opera d’arte durante tutte le fasi relative alla partecipazione ad una mostra, difficilmente si riuscirà ad annullare completamente il rischio e soprattutto il prestatore non potrà partecipare e controllare tutte le operazioni.
Per questa ragione nella scheda di prestito viene richiesto al prestatore se vuole indicare il suo assicuratore di fiducia, poiché è necessaria e importante una copertura assicurativa adeguata al fine di tutelare l’opera e il suo proprietario da eventuali danni.
È consigliabile affidarsi sempre al proprio assicuratore di fiducia al fine di avere un interlocutore privilegiato e che conosce perfettamente le esigenze conservative dell’opera. Nella Loan Form è possibile richiedere il proprio intermediario assicurativo indicandone i contatti e che l’opera venga trasportata e allestita da personale di fiducia del prestatore.
La polizza che va a garantire un’opera per tutte le fasi inerenti a una mostra è la cosiddetta Chiodo a Chiodo nella formula All Risks: la copertura inizia nel momento in cui iniziano le fasi di imballaggio nella ubicazione abituale dell’opera, continua durante il trasporto, l’allestimento, la giacenza in mostra, l’imballaggio e il trasporto di ritorno. Salvo accordi diversi, la garanzia termina la quando le opere vengono ricollocate nel luogo originale.
In caso di sinistro l’onere della prova è a carico dell’assicurato è quindi fondamentale documentare ogni operazione. Un serio organizzatore di mostra andrà a documentare lo stato dell’opera all’arrivo in mostra e alla ripartenza con un adeguato Condition Report.
E’ essenziale che il prestatore abbia la prova del buono stato di partenza dell’opera al momento del ritiro presso l’ubicazione originaria, si può quindi richiedere al trasportatore incaricato di eseguire delle foto al momento dell’imballaggio e richiederne una copia.
Inoltre, se necessario è possibile incaricare un restauratore o una persona di fiducia che accompagni l’opera sia in andata che al ritorno dalla mostra.
Nel momento in cui l’opera torna da una mostra è preferibile firmare la bolla di trasporto solo dopo aver potuto accertare le condizioni e lo stato conservativo dell’opera. Qualora, per qualsivoglia motivo, non sia possibile disimballare l’opera e si accetti la consegna è indispensabile scrivere sul Documento di trasporto (DDT) “con riserva”. In questo modo entro 24 ore sarà possibile denunciare un eventuale danno dell’ente trasportato ed evitare che al momento della denuncia il sinistro venga respinto.
