Mauro non era presente all’ultimo meeting, e chiede di essere aggiornato su quanto concordato la settimana scorsa. E poi c’è Sandro, prolisso come sempre, che per spiegare un concetto usa mille parole e brucia minuti preziosi. E così la riunione dura più del previsto. Diventa noiosa. E solo in parte arriva all’obiettivo, lasciando un po’ di amaro in bocca ai partecipanti.
Alzi la mano chi, manager o collaboratore, non ha già vissuto in un’azienda questa situazione. Le riunioni di lavoro sono spesso vissute come un momento poco efficace: si perde tanto tempo e spesso si ottengono scarsi risultati in proporzione all’impegno profuso. Tant’è che a volte alle riunioni devono seguire ulteriori istruzioni o confronti diretti prima che si possa essere davvero operativi.
Tra riunioni periodiche di aggiornamento, riunioni di brainstorming, riunioni straordinarie relative a urgenze, riunioni strategiche e colloqui uno-a-uno, all’interno di ogni organizzazione ogni persona trascorre circa il 20% del proprio tempo in riunione. A causa dell’introduzione dello smart working, questa percentuale è sicuramente più che raddoppiata.
Le riunioni fatte male costano tempo, energie e… soldi. Facciamo un calcolo: se in una riunione della durata di un’ora e mezza partecipano 8 dipendenti il cui costo aziendale medio è di 30 €/h, ecco che all’azienda quella riunione è costata 360 euro.
Fare riunioni è importante, purché lo si faccia nel modo corretto. Ecco allora alcuni consigli per ottimizzare i tempi e l’efficacia di ogni incontro, trasformandolo in un investimento capace di portare chiarezza, unità d’intenti e una collaborazione profittevole.
1. Solo se veramente necessaria
Prima di organizzare una riunione, è bene chiedersi se sia veramente necessaria. Alcune comunicazioni e istruzioni possono essere veicolate in modo più veloce e semplice in altri modi, ad esempio con colloqui individuali, video conferenze, call conference o anche attraverso report scritti. L’importante è raggiungere l’obiettivo.
2. Limitare il numero di partecipanti
Alcuni leader chiedono a tutti i propri collaboratori di partecipare a ogni riunione. Ma spesso alcune comunicazioni non sono per tutti, e così molti dipendenti assistono all’incontro senza intervenire e senza portare valore aggiunto, anzi perdendo del tempo prezioso che potrebbero impiegare in altro modo.
È bene quindi accertarsi che alla riunione partecipi solo chi deve farlo. Tutti gli altri possono essere aggiornati tramite mail condividendo il report finale di quanto discusso e deciso durante l’incontro.
3. Stabilire un ordine del giorno (e farlo rispettare!)
Scrivere l’ordine del giorno e distribuirlo in anticipo a tutti i partecipanti aumenta di molto l’efficacia della riunione, perché aiuta a mantenere il focus dell’incontro su quelli che sono i veri obiettivi e i soli temi da discutere, senza perdersi per la tangente. Un ordine del giorno ben fatto può indicare anche l’ordine di intervento dei singoli partecipanti e il loro tempo a disposizione. Questo spingerà ogni collaboratore ad andare al punto, affinando le sue capacità di sintesi per rispettare i tempi.
4. Stabilire un’ora di inizio e una di fine
Il modo migliore per fare arrivare i partecipanti in ritardo è stabilire un orario di inizio allo scoccare dell’ora o della mezz’ora. Invece, se si stabilisce un orario insolito (ad esempio, le 11.05), le persone tenderanno a rispettarlo al minuto. Provare per credere. È altrettanto importante stabilire l’orario di fine della riunione: questo genera maggiore tranquillità nei partecipanti e li sprona a essere più focalizzati. Partecipare a una riunione senza conoscerne la durata e senza avere la sicurezza che da lì a un’ora si potrà tornare alle proprie mansioni, è difficile da sopportare.
5. Smarphone? No, grazie!
Il multitasking è una distrazione, lo sappiamo tutti. Farsi distrarre anche solo per cinque secondi da una notifica che appare sul display del nostro smartphone può costarci una perdita di attenzione momentanea che però ci fa perdere il filo del discorso. Se i tempi delle riunioni sono brevi e ben definiti, il telefonino può benissimo restare fuori dalla sala riunioni o comodamente riposto in tasca nella modalità silenziosa.
6. In piedi è meglio
Una ricerca condotta da Sage Pubblications dimostra che l’atto stesso di sedersi incrementa i problemi di natura territoriale. Seduti ci sentiamo più a nostro agio, al sicuro, comodi; da questo scaturisce una tendenza a mostrarci più autoritari, a non voler cedere, a non cambiare opinione. Mentre stando in piedi tutto questo non accade, perché i partecipanti si sentono meno tranquilli e vogliono “terminare più in fretta il supplizio” prendendo decisioni. Anche il livello di energia è totalmente differente se stiamo seduti o in piedi (a favore di quelle in piedi).
È stato calcolato che le riunioni tenute in piedi durano il 50% in meno e, permettendo ai partecipanti di usare pienamente e meglio il loro linguaggio del corpo, sono anche più efficaci.
7. Applicare il principio di Pareto
Il principio di Pareto afferma che il 20% delle azioni che compiamo produce l’80% dei nostri risultati, mentre il restante 80% di azioni produce solo un 20% di miglioramento. Ad esempio, in ogni azienda esiste un 20% di prodotti o servizi (quello che viene definito “core business”) che genera l’80% del fatturato annuale, mentre il restante 80% del catalogo o listino genera soltanto il restante 20% di vendite. E un ingegnere che lavora allo sviluppo di un progetto, spenderà il 20% del tempo a concretizzarlo e l’80% del tempo a cercare di implementarlo per migliorarlo di poco (circa il 20%, grosso modo!). Così accade in ogni campo e ambito, anche nelle riunioni di lavoro. È fondamentale quindi capire in anticipo quali sono il 20% dei temi di discussione che genereranno l’80% dei risultati che si vogliono ottenere, e affrontarli per primi nelle riunioni.
8. Mettere tutto a verbale
L’ultimo consiglio è quello di incaricare un partecipante della riunione a prendere appunti di quanto viene discusso e metterlo per iscritto. I suoi appunti saranno poi sintetizzati nei punti chiavi e inviati per mail a tutti i partecipanti. In questo modo, niente andrà perduto e tutti potranno in breve tempo consultare le linee guida decise e attenersi alle stesse. Con grande risparmio di tempo ed energie.
Concludendo, è compito del leader assicurarsi che ogni riunione sia svolta in una modalità operativa efficace che ottimizzi i tempi e i risultati, per fare in modo che questa sia davvero vista come un momento profittevole e non come un’interruzione fastidiosa delle attività di ciascuno. Quando le riunioni diventano efficaci, anche i partecipanti scopriranno il piacere di parteciparvi e potranno dare un contributo di livello superiore. D’altronde, è proprio attraverso lo scambio di idee e la condivisione di vedute che nascono i progetti migliori.
