“To do” e “not to do”: la lista che fa la differenza

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Per essere produttivi è fondamentale avere un'organizzazione giornaliera, basata su una lista di cose da fare (e da non fare). Soprattutto ai tempi dello smart working
Scienziato, architetto, pittore, scultore, scenografo, matematico, anatomista, botanico, progettista. Leonardo da Vinci era tutto questo. Come faceva il genio fiorentino a esercitare il suo intelletto in così tante e svariate materie, tra l'altro con risultati eccezionali in ciascuna di queste?
Probabilmente sono molteplici i fattori che contribuirono alla genialità dell'inventore toscano. Tra questi, però, c'è sicuramente l'ottima capacità di gestire il suo tempo e di organizzare le sue giornate. Leonardo osservava, si lasciava ispirare e poi pianificava in modo dettagliato tutte le azioni che avrebbe dovuto compiere per trasformare le idee in creazioni, attraverso una serie di azioni mirate. Come? In una lista.
Ogni opera di Leonardo nasceva, infatti, nei suoi taccuini. Quegli stessi taccuini, che oggi sono famosi per i suoi bozzetti, contenevano qualcosa di molto prezioso: le sue liste di cose da fare. Rigorosamente scritte da destra a sinistra e da leggere allo specchio, le liste di Leonardo erano il timone che l'artista fiorentino utilizzava per dare una rotta alle sue idee, fino alla loro realizzazione.

Oggi le liste sono uno degli strumenti più semplici e allo stesso tempo efficaci per gestire bene il proprio tempo e focalizzare le proprie energie nella direzione più profittevole al raggiungimento dei propri obiettivi.

La mancanza di organizzazione è la ragione per cui molti hanno l'impressione di faticare tanto, senza essere soddisfatti dell'utilizzo del proprio tempo. Con lo smart working intenso di questo periodo, la problematica è esplosa generando stress e malumore in mezza Italia.

Non si può agire con efficacia se non si è prima fatta chiarezza dentro la propria mente. Attraverso una lista ben fatta, è possibile organizzare la propria giornata e assegnare a ogni attività il giusto momento e il giusto tempo di esecuzione. Organizzando liste di impegni giornalieri si può trovare il tempo per lavorare e rilassarsi, fare il proprio dovere e anche le cose che amiamo. Anche la creatività ha molto da guadagnare dall'organizzazione per liste, perché l'organizzazione permette di passare più tempo nella fase “creativa” e meno tempo a perdersi in attività collaterali che rubano energie senza portare a nulla. Pertanto, organizzarsi non significa perdere la propria spontaneità, significa riuscire a esprimersi di più.
Come fare una buona lista?
Ecco qualche consiglio:

1) Specificità
Lavoro, casa, vacanze, incontri: per ogni tema, crea una lista specifica inerente a quel tema. Per ogni tema, scrivi le azioni specifiche che devi fare. Ad esempio, anziché scrivere: “Pianificare le vacanze”, è più utile creare una lista suddivisa per punti precisi che puoi gestire anche in tempi diversi:

  • Chiedere le ferie in ufficio

  •  Prenotare l'albergo su booking

  •  Comprare i biglietti aerei

  •  Contattare il dog sitter


2) Priorità
Suddividere i progetti ampi in compiti più piccoli aiuta a semplificare l'operatività e anche a fare un passo per volta, al tempo giusto. D'altronde, come si sa, l'unico sistema per mangiare un elefante è farlo a fette! Una volta comprese bene le azioni specifiche è bene metterle in ordine, facendo all'inizio quelle che vanno fatte prima. Come deciderlo? A volte, una lista può essere composta semplicemente di azioni da fare in successione. Ad esempio, non sarebbe logico prenotare una vacanza senza prima aver chiesto le ferie al capo. Altre volte, invece, si può adottare la matrice di Eisenhower, che permette la gestione delle priorità attraverso la valutazione delle attività secondo 4 criteri: importante e urgente, importante e non urgente, urgente e non importante, non urgente e non importante.

3) Programmazione e delega
Una volta definite le priorità, si può iniziare a segnare in agenda i diversi compiti, attribuendo a essi una data precisa (e magari anche un orario entro cui compierli!) di esecuzione oppure una data di scadenza. Al primo posto, vanno i compiti importanti e urgenti. Poi quelli importanti e non urgenti. I compiti non importanti e urgenti sono quelli che possono essere delegati. Affidarsi ad altre persone per smaltire i compiti più semplici e nei quali non occorre la propria operatività è uno dei modi più efficaci per liberare tempo e dedicarsi solo ai compiti dove possiamo fare la differenza.
Per quanto riguarda la priorità di giornata, è bene affrontare come primo compito quello più complicato: idealmente, è bene concludere entro l'ora di pranzo il compito più noioso o più arduo. Dopo aver fatto quanto suscita in noi i maggiori pruriti, il resto della giornata filerà sicuramente più liscio.

4) Esclusione
La matrice di Eisenhower aiuta anche a mettere chiarezza e a escludere quelle azioni che non ha senso fare: sono tutte quelle che non sono importanti e che non hanno urgenza. Tutte queste azioni possono rientrare in una “not-to-do-list”, una lista di cose da non fare. Almeno per il momento. Se un compito viene rimandato più volte al giorno dopo, è bene depennarlo dalla lista giornaliera e inserirla nella “not-to-do-list”. Probabilmente non è affatto una priorità.

5) Equilibrio
Non bisogna mettere troppa carne al fuoco. Liste giornaliere esageratamente lunghe hanno il doppio svantaggio di distogliere l'attenzione su troppi compiti e deludere la persona che, a fine giornata, non è riuscita ad assolvere tutti i compiti. Suggerisco di utilizzare la “regola 1-3-5”: consiste nel programmare ogni giorno un compito principale da portare a termine, tre compiti di media entità e massimo cinque compiti minori. Equilibrio significa anche concedere le giuste pause tra lo svolgimento di un compito e quello successivo.

6) Rintracciabilità
Bando ai fogliettini volanti che si possono perdere o agli appunti scritti a penna qui e là: tutte le liste dovrebbero essere in un solo posto. Ad esempio, la propria agenda personale. Oppure una bacheca posta sopra la propria scrivania in ufficio. L'importante è evitare di scrivere in più punti, con il rischio che qualche lista vada persa. Ottimo anche utilizzare i software creati per le liste, come ad esempio Microsoft to-do, Trello, Google keep, Asana. Ma anche Google calendar è uno strumento ottimo.
I software permettono di modificare e aggiornare costantemente le liste senza cancellazioni, spostando anche le priorità (che possono nel tempo variare). Inoltre, salvando le liste in cloud è possibile anche accedervi da più dispositivi. Le liste cartacee stimolano maggiormente la creatività e possono essere più piacevoli per chi ama scrivere fisicamente. L'importante è scegliere un sistema che sia facile da aggiornare e consultare.

7) Gratificazione
Una buona programmazione consentirà di ottimizzare i tempi e di non perdersi in attività inutili. Ciò significa che si potrà fare di più in meno tempo, con maggior focus. E allora è giusto concedersi anche una pausa per ricaricare e batterie a fine giornata oppure ogni 4 ore. La gratificazione contribuisce anche ad aumentare la propria autostima e motiva sempre più all'utilizzo delle liste.
La preparazione della nostra giornata è fondamentale perché più tempo dedichiamo alla preparazione e più velocemente ed efficientemente avviene l'esecuzione. Una volta che si apprezzano i vantaggi di una lista ben fatta, diventa davvero difficile farne a meno!
Opinione personale dell’autore
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Ha costituito 15 anni fa una boutique specializzata in formazione e coaching per manager e sportivi. Ha ideato una metodologia che vince le naturali resistenze all’apprendimento di nuovi comportamenti. È anche conosciuto come il fondatore della Domandologia ®. Insegna queste materie, oltre che nelle aziende private, anche presso l’Aeronautica militare italiana.
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