Come gestire meglio il tempo: 7 regole

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Qual è la risorsa più democratica del Pianeta? No, non è internet. È il tempo. Approfondiamo il tema

Qual è la risorsa più democratica del Pianeta? No, non è internet. È il tempo. 

Ricchi o poveri, abitanti dell’emisfero australe o boreale, tutti noi ogni giorno abbiamo a disposizione 24 ore. Il tempo è la risorsa più preziosa che abbiamo. E per quanto non ci è dato di sapere quanti giorni vivremo su questa Terra, è nostra premura utilizzare ogni minuto della nostra vita nel modo migliore. Una gestione migliore del tempo ci porta a vivere ritmi più rilassati, a completare i progetti a cui teniamo, a ritagliarci spazio per noi stessi. Non sempre questo è facile. A volte siamo sopraffatti dagli impegni, la nostra agenda è così piena che non sappiamo da che parte iniziare, e a tutto questo si sommano gli imprevisti, che non fanno altro che ribaltare la nostra programmazione e costringerci a rallentare. 

Ecco allora qualche consiglio per gestire meglio il nostro tempo. Si tratta di consigli pratici che usano soprattutto il nostro approccio mentale.


1) Programmazione sul breve, medio e lungo periodo 

Ogni lunga marcia comincia con il primo passo. Questa rinomata citazione di Lao Tze Tung è valida per lo spazio fisico ma anche per gli intervalli temporali. Roma non è stata costruita in un giorno e un progetto ambizioso ha bisogno di tempo prima di essere compiuto. Spesso l’angoscia e la frustrazione di “non farcela” sono semplicemente figlie di una cattiva programmazione. Chi non riesce a suddividere in fasi la realizzazione di un grande progetto e continua a vederlo nel suo insieme, vedrà una montagna alta da scalare. Se invece si pone attenzione a ogni singolo passo, sarà più facile arrivare alla vetta. In termini pratici, tutto questo significa suddividere i grandi obiettivi in sotto-obiettivi e poi assegnare ad ogni sotto-obiettivo una data di scadenza, una dead-line, posizionandolo nella nostra agenda. Cosa possiamo fare oggi? Cosa possiamo fare entro fine settimana? Cosa possiamo fare entro fine mese? Cosa possiamo fare entro fine anno? Spalmare la programmazione sul breve, medio e lungo periodo aiuta ad avere una visione d’insieme e, allo stesso tempo, mantenere il focus sull’oggi.


2) First things first 

Se oggi dobbiamo portare a termine tre compiti, quale dobbiamo svolgere per primo? La matrice di Eisenhower è un ottimo esercizio per capirlo. Ad ogni compito che siamo chiamati a svolgere, possiamo assegnare un grado di importanza e di urgenza. L’importanza è soggettiva e definisce quanto noi teniamo a quel compito, quanto per noi è fondamentale che sia fatto. Fare un’ora di sport dopo lavoro per molte persone può essere importante. L’urgenza invece è oggettiva e determina se una cosa va svolta entro un certo lasso di tempo. Una multa già andata in mora diventa decisamente urgente. Le cose importanti e urgenti andrebbero fatte subito. Le cose importanti ma non urgenti possono essere pianificate successivamente (ed è meglio pianificarle prima che diventino urgenti!). 


3) Delegare o rinunciare: le due vie per liberare tempo 

Le cose non importanti ma urgenti possono essere delegate a qualcun altro. Sarebbe infatti una perdita di tempo fare la coda in posta per pagare la multa in mora, quando possiamo mandare un nostro collaboratore al nostro posto e noi possiamo restare in ufficio a condurre la riunione settimanale (più importante). Le cose che non sono né urgenti né importanti, infine, sono superflue ed è bene non farle: in questo modo ci liberiamo di altro tempo che possiamo usare o per rilassarci (nei periodi di stress) o per dedicarci a cose più importanti che altrimenti continueremo a posticipare. 


4) Prevedere sempre uno spazio libero in agenda 

Un antidoto contro gli imprevisti? Tenere sempre uno spazio libero in agenda, privo di impegni. Possono esserci imprevisti piacevoli e spiacevoli. Ma a volte anche un imprevisto piacevole (come ad esempio la visita a sorpresa di un amico) può diventare “scomodo” da gestire se la nostra agenda non ci concede un attimo di respiro. Allargare le maglie della nostra programmazione ci permette di farci entrare più cose all’occorrenza. E così ogni imprevisto può essere risolto o vissuto con maggiore tranquillità.

5) Cinque cose al giorno possono bastare

A proposito di programmazione sul breve periodo e tranquillità mentale, diversi studi di psicologia hanno evidenziato come il nostro stato emotivo comincia a vacillare quando siamo chiamati a compiere un lungo elenco di compiti. Sembra che le liste corpose abbiano il potere di demoralizzarci in partenza e intaccare la nostra autostima. Il consiglio è quindi quello di fare liste brevi, di massimo cinque compiti al giorno, da dividere tra mattina e pomeriggio. Nulla poi ci vieta di aggiungere attività se siamo stati capaci di concludere la lista con anticipo.


6) Se costa meno di 2 minuti, facciamolo subito!

Un altro stratagemma mentale per motivarci di fronte all’incombere delle cose da fare e lo stringere del tempo, è quello di depennare il prima possibile gli elementi della nostra lista. Come? Se c’è un’attività che costa meno di due minuti, è bene liquidarla subito. Una telefonata, una mail a cui rispondere, una verifica di poco conto: farle immediatamente avrà un basso costo di tempo ma un alto grado di appagamento, oltre al fatto che ci libera del pensiero di doverci dedicarci energie. 


7) datti una pausa-ricompensa per ogni obiettivo raggiunto 

Per chi lavora in smart working, da solo, a casa, davanti al computer, le distrazioni sono dietro l’angolo. Una pausa caffè più lunga di quello che dovrebbe durare, una pagina internet che attira la nostra attenzione distraendoci dal nostro impegno professionale… per cercare di rimanere focalizzati, può essere utile concedersi delle pause-ricompense solo al raggiungimento di un compito. Dobbiamo verificare i dati di una pagina excel? Facciamolo senza farci distrarre da altro, consapevoli che al termine della nostra verifica potremmo premiarci con una breve sosta dal computer per sgranchirci un po’. In questo modo il lavoro sarà più efficiente e le pause, anziché distarci, avranno il vantaggio di rigenerarci. 


Concludendo, il tempo non si può dilatare o rallentare (sebbene qualche fisico quantistico ci abbia provato!), ma per la nostra maggiore serenità può essere già utile cambiare la nostra percezione mentale verso gli impegni che ci aspettano, organizzando la nostra agenda con un poco di strategia e razionalità. E allora saremo capaci di gestire il nostro tempo anziché lasciare che sia lui a gestire noi.

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Ha costituito 15 anni fa una boutique specializzata in formazione e coaching per manager e sportivi. Ha ideato una metodologia che vince le naturali resistenze all’apprendimento di nuovi comportamenti. È anche conosciuto come il fondatore della Domandologia ®. Insegna queste materie, oltre che nelle aziende private, anche presso l’Aeronautica militare italiana.
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