L’amministrazione finanziaria e contabile dei patrimoni nei Family Office: lo scenario di riferimento
È prevedibile un ulteriore salto di qualità sui processi e strumenti che abilitano i Family Office all’amministrazione dei patrimoni delle famiglie. Da diversi anni, oramai, i portafogli sono costituiti da una varietà di tipologie di attivi e gli investimenti sono allocati in diverse entità legali come trust, fondazioni e conti personali.
La complessità che ne deriva definisce le diverse difficoltà e i costi necessari per costruire un quadro completo, affidabile e aggiornato dei fattori di rendimento e di rischio della ricchezza nel suo insieme, nonché per l’adempimento dei requisiti contabili e fiscali.
La messa in opera di una struttura tecnologica adeguata, insieme a flussi di lavoro controllati in tempo reale, supporta la professionalità dei Family Office consentendo loro di focalizzarsi su attività ad elevato valore aggiunto per la famiglia.
L’analisi della gestione della ricchezza basata su un approccio che utilizza strumenti tecnologici consente di approfondire rapidamente e in modo accurato le tematiche di interesse della famiglia e allo stesso tempo di guidare il processo decisionale e gestire la condivisione dei risultati.
La tecnologia ha dato la possibilità di creare dei software ad hoc che consentono di memorizzare tutti i dati utili alla creazione dei movimenti contabili del singolo investimento, tenendo traccia di tutta la storia tra acquisti, vendite, svalutazioni, incassi correlati, mettendo a disposizione un elevato livello di dettaglio.
La raccolta dei dati per l’analisi finanziaria e la contabilità del portafoglio: l’approvvigionamento
Per incorporare le informazioni chiave negli strumenti di analisi finanziaria e di elaborazione contabile del portafoglio è fondamentale la coerenza dei dati sugli investimenti. Nella realtà, tuttavia, si assiste alle notevoli differenze nei modi in cui i dati vengono configurati e trasmessi: questo avviene in particolare con riferimento ai formati, ai campi dati disponibili e alla periodicità con cui le informazioni vengono fornite. I dati del portafoglio finanziario, ad esempio, sono distribuiti tra più banche, broker, amministratori e altre entità. La sfida quotidiana è proprio l’acquisizione e la normalizzazione, funzionali all’analisi e al reporting dei dati di sintesi.
Relativamente all’approvvigionamento dei dati sugli investimenti, molti Family Office si affidano ancora a un processo manuale, in cui un analista o un altro membro dell’ufficio accede a vari portali bancari per scaricare i dati in CSV, Excel, PDF o altri formati disponibili. Questo processo richiede molto tempo, poiché i dati sono conservati in una varietà di portali che utilizzano una moltitudine di impostazioni e formati, introducendo un rischio significativo di errore manuale.
Un’alternativa è la richiesta di report periodici dai Relationship Manager delle istituzioni finanziarie e dalle banche depositarie. Una pratica che sicuramente agevola il lavoro del Family Office nel day by day, tuttavia al prezzo di una visione meno profonda della situazione patrimoniale. E in ogni caso, permane un rischio significativo di errori manuali e ritardi. Seguendo questo approccio, inoltre non sempre è possibile, laddove necessario, costruire la base dati per le registrazioni contabili degli investimenti.
La soluzione ottimale è un processo automatizzato che utilizza flussi di dati provenienti dalle istituzioni e dalle controparti della famiglia. Le informazioni possono quindi essere trasmesse tramite diversi protocolli come, ad esempio, SFTP ma anche API, EBICS, a seconda della controparte e del paese della depositaria.
L’acquisizione automatizzata dei dati non richiede, in principio e per la maggior parte degli investimenti, alcun intervento manuale. Anzi, se ben costruita essa è completa, fornisce i dati in un formato coerente e allevia molti dei problemi di sicurezza associati al loro trasferimento tramite e-mail o in formato cartaceo. L’uso di tecnologia nella contabilità, inoltre, permette un sistema stabile, non alterabile, dove a differenza del foglio Excel, rimane tracciata ogni modifica effettuata e che permette la ricostruzione della storia delle registrazioni.
Sebbene alcuni dati per gli investimenti alternativi e di private markets possano essere recuperabili tramite un flusso impostato con un intermediario, per taluni investimenti la base dati è gestibile soltanto tramite la lettura e interpretazione di documentazione e la successiva immissione manuale nei sistemi di reporting. Un approccio professionale con la comprensione approfondita delle grandezze chiave e dell’impatto economico/finanziario/contabile sia degli investimenti alternativi sia di private markets consente di rappresentare tutte le tipologie di investimento della ricchezza in modo consolidato.
I Family Office necessitano sia di una tecnologia in grado di digerire, convalidare ed estrarre automaticamente i dati non strutturati da vari tipi di documenti, minimizzando il più possibile il rischio di errore, sia di una solida competenza e capacità di discernimento per renderli significativi e fruibili a valle del lavoro dei motori di calcolo finanziario, contabile e fiscale.
La pulizia e la standardizzazione dei dati per un buon reporting degli investimenti
I dati possono essere inviati tramite diversi formati di file, inclusi CSV, Excel, PDF e XML, e il loro contenuto può variare a seconda del tipo di invio (manuale o automatico).
In tali invii si possono riscontrare differenze all’interno dei file, nell’ordine delle colonne e negli identificatori utilizzati per riconoscere determinate posizioni. Queste diverse informazioni devono essere trasformate in un unico schema standardizzato, che possa essere elaborato in modo adeguato per il reporting a valle. I dati, una volta armonizzati e utilizzati per le rappresentazioni di sintesi, devono essere archiviati.
È cruciale la scelta del fornitore e soprattutto dell’architettura abilitante che determinerà la qualità dei processi di convalida dei dati e la fruibilità dei database. Un’architettura adeguata, infatti, deve essere in grado di garantire un’importazione corretta e di individuare gli interventi automatici o manuali per evitare di contaminare la base dati e il risultato finale (sia esso contabilità o reporting finanziario).
L’arricchimento dei dati e del database dei Family Office
L’arricchimento aggiunge profondità e pregnanza ai dati forniti dagli intermediari rendendoli fruibili per diversi fini. Accrescere la qualità dei dati raccolti, attraverso i flussi forniti da operatori specializzati, come ad esempio i big data providers, consente di introdurre nel data set diverse informazioni come prezzi, benchmark, prezzi medi ponderati per il volume, capitalizzazioni di mercato o settori, indici di sostenibilità, e parametri di valutazione sociale, governance, ambientale.
Utilizzare i fornitori di big data con un’ampia copertura di mercato può essere costoso, e anche questa è una scelta da valutare con attenzione in relazione agli obiettivi della famiglia e in considerazione della value proposition del Family Office.
Dati più complessi, come indici, rating e parametri ESG, determinano ulteriori applicazioni nel processo di integrazione con quelli provenienti da depositarie esterne, poiché tali dati devono essere reinseriti e collegati agli oggetti esistenti così da poter essere utilizzati in modo appropriato.
Il processo per le analisi di base degli investimenti
Poiché i portafogli di investimento sono cresciuti in complessità, dimensioni e diversità, definire e individuare le analisi significative per prendere decisioni informate è diventato un fattore distintivo.
I Family Office coinvolgono una gamma sempre più ampia di gestori patrimoniali selezionati in base a stile, tipo di asset o focus geografico. Ciò rende esponenzialmente più difficile integrare, analizzare e generare report sui risultati in modo rapido e accurato per poter essere in grado di comprendere i fattori che determinano il profilo di rischio e di rendimento, sia a livello di asset sia di portafoglio.
È necessario avere la capacità di assegnare ad ogni investimento una categorizzazione che sia poi alla base della scomposizione delle performance in segmenti di portafoglio, classi di attività, aree geografiche, settori di mercato. Nonostante le complessità nello sviluppo e nell’esecuzione di questi calcoli, è necessario un costante allineamento dei dati per garantire che l’analisi sia pronta in tempo reale e quotidianamente.
Ciò consente alla famiglia e al Family Office di rispondere a domande come:
- L’attuale asset allocation corrisponde all’obiettivo della famiglia?
- Quali sono i principali fattori che contribuiscono in modo positivo o negativo alla performance?
- Investimenti o gestori specifici stanno sottoperformando/sovraperformando rispetto ai benchmark?
- Quali sono le esigenze di liquidità degli investimenti diretti/PE nei prossimi anni?
- I portafogli generano flussi di cassa sufficienti a soddisfare le esigenze di spesa?
- Come si confrontano i rendimenti del nostro portafoglio con i benchmark rilevanti?
Analisi del rischio e mitigazione: l’importanza di un quadro affidabile e completo
Da tempo l’analisi del rischio non è più considerata appannaggio di sofisticati hedge fund e gestori patrimoniali. I Family Office infatti, hanno da tempo incorporato nei loro sistemi elaborati processi di investimento e affrontano la volatilità del mercato alla ricerca di rendimento, contemperando le analisi di rischio per identificare i fattori che potrebbero avere un impatto sul portafoglio.
Sulla base di questa analisi, i Family Office devono definire processi e strumenti per misurare e monitorare questi rischi, nonché identificare strategie e processi decisionali per mitigarli.
L’esposizione dei portafogli familiari alle diverse tipologie di rischio va misurata prima di essere compresa ed è essenziale per garantire che il portafoglio sia gestito in modo coerente con gli obiettivi di performance e la propensione al rischio della famiglia: rischio del tasso di interesse, di mercato, di credito, valutario, operativo, di liquidità o di controparte.
L’efficacia di un report flessibile e personalizzato
Le famiglie desiderano aggiornamenti accurati e in tempo reale della loro ricchezza totale, con una ripartizione dettagliata delle partecipazioni, delle transazioni passate e dei rendimenti ottenuti per tipologia di asset, oltre alla possibilità di monitorare entrate e spese. Con la molteplicità delle variabili da considerare, è fondamentale che qualsiasi soluzione di reporting, creata o implementata, sia flessibile e offra la possibilità di personalizzazione. La flessibilità si riferisce alla capacità di leggere diversi formati di dati, la personalizzazione invece consente di inserire campi facoltativi e creare report su orizzonti temporali differenti.
Di nuovo, la scelta della piattaforma condiziona le capabilities del Family Office e la loro capacità di comunicare e coinvolgere le famiglie. Per un Family Office di esperienza, che ha compreso le variabili chiave di un report, significa fare un salto di qualità importante. Il giusto strumento permette di ottenere una sintesi significativa anche attraverso personalizzazioni visive come la possibilità di trasformare le tabelle in grafici a torta oppure incorporare il marchio o ancora i colori del propri/template nei report.
L’adempimento dei requisiti contabili e fiscali: l’importanza per le Holding
Una piattaforma tecnologica che consente, laddove richiesto, anche di adempiere in modo completo e sicuro alla gestione contabile per la società, poiché la tecnologia permette di contabilizzare qualsiasi tipo di operazione finanziaria. Questo è possibile attraverso lo sviluppo di scritture contabili e prospetti di dettaglio validi per qualsiasi strumento finanziario o evento che si realizzi sui mercati.
Le Holding che detengono strumenti finanziari scritti nell’attivo circolante o nell’attivo immobilizzato del loro bilancio possono, attraverso l’uso della tecnologia, gestire ogni complessità di acquisizione, elaborazione e verifica dei dati, per ottenere strumenti di adempimento e presidi di controllo sia interni sia esterni, per citare i principali:
- Stratificazione analitica del portafoglio titoli e liquidità con plus/minusvalori contabili realizzati e latenti;
- Libro giornale analitico, sezionale contabile e proposta di scrittura contabile di sintesi (anche in formato flusso);
- Movimentazione analitica dei fondi, svalutazione su prezzo e su cambio (inclusi gli utili su cambi);
- Bozza di bilancio civilistico con stratificazione analitica dei redditi e dei costi di natura finanziaria;
- Fascicolo digitale contenente tutta la documentazione bancaria annuale, da conservare ai fini societari, civilistici e fiscali.
Il data set che viene costituito per gli adempimenti contabili, consente l’ulteriore creazione di reportistica personalizzata di controllo per ogni livello, fiscale, risk management, audit e compliance.
Efficienza e comunicazione tra famiglie e Family Office: i nuovi processi collaborativi
Man mano che i Family Office evolvono per servire le generazioni più giovani, che hanno una maggiore attitudine all’uso delle nuove tecnologie e dei social media, c’è una crescente pressione per adottare strumenti più avanzati di collaborazione che portino al coinvolgimento dei componenti della famiglia in modo rapido ed efficiente.
Gli strumenti di collaborazione facilitano una buona governance.
Processi e flussi di comunicazione obsoleti (per esempio l’invio di numerose e-mail) possono generare una notevole quantità di lavoro extra da parte della famiglia, del personale del Family Office e dei soggetti esterni, portando a rischi operativi, di disallineamento ed inefficienze.
È fondamentale invece che il materiale, la registrazione, le minute relative a riunioni periodiche o le comunicazioni su necessità riguardanti gli investimenti, così come l’analisi dei rendimenti, dei rischi, dei gestori, delle commissioni e della performance, siano archiviate in un sistema centralizzato e accessibile alle parti interessate.
Ciò non solo consente una chiara comprensione di ciò che deve essere fatto, ma anche una maggiore visibilità per tutte le parti interessate.
Sebbene l’obiettivo sia una maggiore trasparenza, è fondamentale che, per tutti i dati archiviati su una piattaforma centrale, i contenuti condivisi con i membri della famiglia siano basati sulla definizione di ruoli, profili autorizzativi e sulla proprietà delle risorse.
La tecnologia allinea Family Office e famiglie: il potenziale della piattaforma di gestione
Un processo tecnologico di gestione degli investimenti richiede un presupposto di base: un livello di coerenza dei dati che consenta il consolidamento, l’analisi e l’identificazione di temi di attenzione in tempo reale.
Avere un visone quasi real time della performance degli investimenti, dell’asset allocation e del rischio implicito è più facile a dirsi che a farsi quando i dati risiedono in più fonti e sistemi distinti. Per creare le basi per una moderna gestione degli investimenti, è necessario definire ex ante le caratteristiche della piattaforma di lavoro che rappresenta e realizza l’approccio e il posizionamento del Family Office.
Con questa consapevolezza, lo sviluppo tecnologico collegherà basi dati disparate per aggregare, consolidare e mostrare la visualizzazione dei dati all’interno di uno strumento di business intelligence e consentire così, l’elaborazione, l’analisi e il reporting dei dati sugli investimenti.
È un passaggio logico importante, una scelta di campo per il Family Office che definisce una legacy di lungo periodo. La piattaforma deve rendere disponibili tutte le informazioni sugli investimenti di tutto il portafoglio e mapparle in un set di dati standardizzato e armonizzato.
La piattaforma di gestione, chiamiamola Wealth Aggregator, funge da spina dorsale per l’analisi e il reporting degli investimenti, automatizzando l’aggregazione dei dati e consentendo al Family Office di concentrarsi su attività strategiche a maggior valore aggiunto:
- produrre analisi per rispondere a domande in pochi minuti;
- fornire risultati in tempo reale;
- permettere la contabilizzazione delle operazioni e la creazione di report ad hoc di controllo;
- ottenere una conoscenza tempestiva della performance e del rischio degli investimenti;
- comunicare in modo rapido e preciso con tutte le parti interessate;
- coinvolgere la famiglia nelle decisioni chiave.
La tecnologia del Family Office non consiste solo nel portare le capacità analitiche e di reporting a un livello qualitativamente apprezzabile e accessibile a tutti i membri della famiglia. Si tratta di riuscire a lavorare insieme con un approccio specialistico, fattuale e collaborativo per la gestione degli investimenti.
Ciò consente alla famiglia di guidare l’azione con decisione e di realizzare gli obiettivi di conservazione della ricchezza e di apprezzamento del capitale per le generazioni a venire. Raggiungere questo livello di efficienza, efficacia e qualità, richiede lavoro, esperienza, professionalità del Family Office che, come fattore imprescindibile, si avvale della tecnologia.
Chi è GSA
GSA: “Generale Servizi Amministrativi, insieme a CFN Generale Fiduciaria Spa, costituisce un gruppo privato e indipendente con tradizione ultra decennale nel panorama dei servizi al wealth planning. Le società dispongono di un team di oltre 40 risorse interne e forniscono, tra gli altri, servizi fiduciari, di amministrazione di holding e di consolidamento patrimoniale su oltre 11 miliardi di Euro di masse.
In particolare, Generale Servizi Amministrativi (GSA) si rivolge principalmente a società holding, Family Office e HNWI e, grazie ai continui investimenti in tecnologia, ha raggiunto una posizione di eccellenza nel panorama del wealth planning.
Lo strumento di consolidamento patrimoniale Wealth Aggregator è un tool stabile, flessibile e personalizzabile, che analizza anche la volatilità e la performance delle varie tipologie di investimento. Grazie all’infrastruttura tecnologica proprietaria è possibile acquisire, in real time, da flussi o da documenti bancari, i dati di natura finanziaria e non finanziaria, normalizzarli, e ottenere dati omogenei e analitici anche per componenti diversi della stessa famiglia. È inoltre possibile elaborare analisi e simulazioni ad hoc, ad esempio prevedere differenti scenari in ottica di riorganizzazione patrimoniale.
Tale servizio può essere integrato a quello di contabilità per le holding che nasce per fornire un valido supporto nella gestione contabile per società che, disponendo di liquidità derivante dalla propria gestione operativa o da un cd. “liquidity event”, decidono di reinvestirla in strumenti finanziari liquidi e illiquidi. GSA si rivolge dunque a società o holding che detengono strumenti finanziari (depositati in Italia e/o all’estero) iscritti nell’attivo circolante o nell’attivo immobilizzato del loro bilancio, nonché ai loro professionisti, Family Office, direttori amministrativi.”
