Migliorare la produttività: posizione e ordine fanno la differenza

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Scrivania fisica, desk del computer o spazio sul cellulare: fare ordine di documenti e software è un processo che ha benefici anche sullo stato mentale. Libera dal superfluo e mantiene focalizzata la mente sulle cose strategiche
La disposizione delle merci nei supermercati non è casuale ma segue una logica: la logica dell'acquisto. Ad esempio, i prodotti su cui il supermercato guadagna di più, sono posizionati all'altezza dell'occhio e del busto. Praticamente nella posizione migliore per essere visti e presi senza fatica.
Poco prima delle casse, mentre siamo in coda, ci sono invece i prodotti-tentazione: dolciumi, chewing-gum e tutti quegli articoli che utilizziamo quotidianamente ma che raramente ci ricordiamo di scrivere nella lista della spesa, come ad esempio le pile, le lamette dei rasoi o gli elastici per i capelli.
È incredibile come la posizione dei prodotti possa fare la differenza. E questo non avviene solo nei supermercati. Può avvenire anche nel tuo spazio di lavoro.
Una scrivania con fogli e cancelleria sparsi ovunque o un ufficio dove libri e faldoni, sono posizionati senza un criterio logico, minano la nostra produttività e la nostra efficienza.

  •  Dove ho messo quel documento a cui stavo lavorando due settimane fa?

  •  Colleghi, qualcuno di voi ha visto le mie forbici?


E intanto si perde tempo e anche serenità. Ed è proprio allora che serve riordinare il proprio spazio di lavoro per aumentare la propria efficienza. Mettere ordine in ufficio o sulla propria scrivania o nella propria stanza è un esercizio che può anche essere piacevole e liberatorio: eliminando gli oggetti che non servono più, si mette anche ordine nella propria mente.
Le persone spesso si affezionano a cose che non usano, ma che non offrono alcun beneficio. Sbarazzarsi degli oggetti inutilizzati sarà catartico anche dal punto di vista interiore, a processo ultimato.

Certo, non è vietato conservare alcuni degli oggetti che hanno un valore sentimentale, purché non affollino lo spazio di lavoro. Una foto di famiglia, un regalo o un ricordo che si desidera conservare, possono essere posizionati su un altro mobile o scaffale dell'ufficio, lasciando il piano di lavoro della scrivania dedicato solo agli strumenti “professionali”.
Quello che invece serve ancora, è bene ordinarlo pensando a un posto strategico e funzionale. Gli oggetti di uso quotidiano dovrebbero sempre essere a portata di mano (proprio come i prodotti dei supermercati!), mentre quelli meno utilizzati possono essere posizionati in scaffali, mensole o armadi. Utilizzare scatole con un'etichetta che ne indichi il contenuto è molto utile e non obbliga a ricordare tutto.
Lo stesso vale per i documenti. Quelli per cui si sta lavorando possono stare sulla nostra scrivania, gli altri è bene archiviarli, raccogliendo tra loro documenti di una stessa categoria. Utilizzare cartelle di colore diverso aiuta ad avere con un colpo d'occhio la consapevolezza del contenuto. Pensi che sia un consiglio banale? Forse lo è, ma un conto è sapere che bisogna farlo, un conto è farlo! Ci sono uffici disordinati e chi ci lavora sa che porta a termine i compiti con qualche sforzo in più.

Attenzione poi alla posizione stessa della scrivania nella stanza e a come essa è illuminata. Seduti al nostro desk, possiamo girare facilmente lo sguardo verso la finestra? L'illuminazione arriva di lato? E le luci artificiali della stanza illuminano altrettanto bene il nostro piano di lavoro?
Sono tutti dettagli importanti che aumentano il nostro piacere e comfort sul lavoro e favoriscono la nostra concentrazione e produttività.

Dalla scrivania fisica a quella… informatica! Cosa c'è sul desk del tuo computer? Quanti file inutili si mischiano a quelli su cui stai lavorando?
Oltre a cancellare i file inutili, è bene darsi un criterio logico per riordinare quelli che servono. Un metodo può essere quello di nominare ogni file per data, iniziando dall'anno. Ad esempio, un file prodotto il 28 aprile 2021 può essere nominato: “20210428_nomefile”. In questo modo, quando si andranno a cercare i file, si saprà subito a quale periodo sono riferiti. Un altro metodo può essere di attribuire al nome del file delle parole chiave. Ad esempio, 2021-congresso-preventivi conterrà i preventivi per l'organizzazione congressi dell'anno 2021. Un altro ancora può essere di creare delle cartelle i cui spostare i file per argomento.

E infine è bene mettere ordine anche in un altro posto non fisico, ma al quale accediamo tutti i giorni, per parecchie ore al giorno: il cellulare.
Il primo consiglio è quello di cancellare le applicazioni che non servono e che fanno solo sprecare tempo. Molte app sono state scaricate tempo addietro, utilizzate una volta e poi mai più. Bene, è ora di cancellarle, liberando anche spazio dalla memoria del dispositivo e rendendolo più veloce. Le app che invece vengono utilizzate con più frequenza, possono essere ordinate in cartelle per categorie: social, strumenti di lavoro, strumenti finanziari, app per viaggi e mobilità, e via dicendo. È poi bene disattivare tutte le notifiche delle applicazioni che ci distraggono e che ci fanno perdere tempo.
Anche le notifiche delle mail possono essere disabilitate. Il consiglio è di controllare la mail solo a orari precisi durante la giornata. In questo caso, risparmieremo un sacco di tempo ed eviteremo molta dispersione dovuta alle continue interruzioni.

Per concludere: scrivania fisica, desk del computer o spazio su cellulare, fare ordine di materiali, documenti e software è un processo che ha benefici anche sul nostro stato mentale. Ci libera dal superfluo e ci mantiene focalizzata la nostra mente sulle cose strategiche.
Opinione personale dell’autore
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Ha costituito 15 anni fa una boutique specializzata in formazione e coaching per manager e sportivi. Ha ideato una metodologia che vince le naturali resistenze all’apprendimento di nuovi comportamenti. È anche conosciuto come il fondatore della Domandologia ®. Insegna queste materie, oltre che nelle aziende private, anche presso l’Aeronautica militare italiana.
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